15. August 2020

Virtuelle Zusammenarbeit im Team erfolgreich gestalten

Virtuelle Zusammenarbeit im Team erfolgreich gestalten

Folgende Impulse unterstützen euch als Team dabei, eure digitale Zusammenarbeit zu organisieren. Bei einem Restart oder Kick-Off Treffen könnt ihr euch mithilfe dieser Fragen einen strukturierten Überblick eurer Ressourcen verschaffen. Nutzt die Zeit um gezielt neue Ideen zu entwickeln, wie ihr im Team erfolgreich zusammenarbeiten könnt.

Wie wollen wir in Zukunft zusammen arbeiten?

Arbeiten im Büro ist mittlerweile wieder möglich. Doch einige Unternehmen haben angekündigt, das Modell Homeoffice vorerst fortzuführen. Oder auf Dauer zu etablieren. Daher lohnt es sich nun für Teams und Führungskräfte nach einer schnellen „husch, husch! Ab ins Homeoffice!“-Phase, Zeit zu nehmen und auf die Erfahrungen und Erlebnisse der letzten Monate zurückzublicken.

Die Arbeit aus dem Homeoffice bringt Vorteile wie flexiblerer Zeiteinteilung und Organisation des Privatlebens. Doch laut einer Studie der DAK für ArbeitnehmerInnen besteht der größte Nachteil im fehlenden Kontakt zu den KollegInnen. Sie vermissen den persönliche Austausch und den „Flurfunk“. Gleichzeitig wird ihre Arbeit davon beeinträchtigt, weil es auf Distanz schwieriger ist, sich kurzfristig zu besprechen. Hierzu zählt auch der Kontakt zu ihren Vorgesetzten. Umso wichtiger ist es also, neue Strukturen zu entwickeln, innerhalb denen auch virtuell Nähe entstehen kann. Und Routinen zu entwickeln, durch die das Team im Austausch bleibt und ein guter Kontakt zur Führungskraft besteht.

Schön, dich (wieder) zu sehen!

Um eine gute Basis für die virtuelle Zusammenarbeit im Team zu entwickeln, ist es entscheidend regelmäßig auch offline zusammen zu kommen. In Form eines Kick-Offs, der das gemeinsame Projekt einläutet oder im Rahmen eines Restarts, bei dem die bisherige Zusammenarbeit besprochen wird.

Wir können dann gut miteinander arbeiten, wenn wir einander vertrauen und auch auf einer zwischenmenschlichen Ebene Kontakt zu unseren KollegInnen finden. Gerade, wenn ihr im Team die letzten Monate viel virtuell über Distanz miteinander kommuniziert habt, ist es wichtig, sich auch persönlich (wieder) näher zu kommen. Der zwischenmenschliche Weg wird so kürzer und es fällt leichter, sich den KollegInnen zu öffnen. Beispielsweise bei der Bitte um Unterstützung oder wenn ihr ein Missverständnis ansprechen möchtet. Lest hierzu auch meinen Artikel zu psychologischer Sicherheit.

Wie startet ihr erfolgreich als starkes Team in die virtuelle Zusammenarbeit?

Mein Prinzip dabei: Das, was gut funktioniert hat wird gewertschätzt und beibehalten. Für das was noch besser laufen kann, werden gemeinsam Lösungen entwickelt. Mit einem funktionierenden Teamwork und einer guten Arbeitsatmosphäre werdet ihr mit mehr Motivation an die Arbeit gehen, dabei produktiver sein und den Tag zufriedener abschließen.

Ziel des Restart ist , bei einem Präsenztreffen (wieder) zusammen zu kommen, um eine Bestandsaufnahme vorzunehmen. So könnt ihr euch zum Beispiel einen halben Tag im Büro oder externen Ort treffen, um abseits des Tagesgeschäfts in Ruhe eure zukünftige Arbeitsgrundlage zu besprechen.

Das Treffen ist es eine gute Gelegenheit, um wieder alle KollegInnen vor Ort zusammen zu bringen und in einen persönlichen Austausch zu kommen. Gespräche über Privates, das Teilen von Erlebnissen und Gedanken stärkt euer Zusammengehörtigkeitsgefühl im Team – ein Erfolgsfaktor virtueller Zusammenarbeit!

Schritt I: Reflexion der bisherigen Zusammenarbeit

Zunächst sprecht ihr über die vergangenen Monate, z.B. seitdem euer Team mit der Arbeit im homeoffice gestartet ist. Diese Reflexion gibt euch hilfreiche Informationen darüber, wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht und welche vorhandenen Ressourcen ihr nutzen könnt.

Folgende Fragen werden gemeinsam im Team besprochen. Die Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmal für eine Resprechung* genutzt werden können.

  • Wie haben die einzelnen Teammitglieder eure bisherige virtuelle Zusammenarbeit wahrgenommen? Jede/r Einzelne berichtet.

  • Was lief gut, welche beruflichen Erfolge hatten ihr als Team und persönlich? Das könnt ihr zum Beispiel auf einer Flipchart festhalten, die ihr abfotografiert und digital auf einem Kollaborationskanal für alle sichtbar hochladet.

  • Welche Herausforderungen gab es für jede/n Einzelnen? Welche Lösungsvorschläge oder Tipps gibt es bereits von den KollegInnen dazu?

  • Was soll anders werden? Wer oder was kann hierbei hilfreich sein? Leitet konkrete, realistische Ziele ab, die von euch später überprüft werden können!

Tipp für Führungskräfte

Holt euch aktiv von euren MitarbeiterInnen Feedback über eure bisherige virtuelle Wirkung auf Distanz ein! Wie wirkt eure (schriftliche) Kommunikation über Mail/ Video/ Telefon? Konntet ihr auch virtuell Nähe erzeugen, um Vertrauen zu fördern und Ansprechbarkeit zu signalisieren?

*Resprechung: Die Besprechung dieser Besprechungsinhalte, um nachträglich zu prüfen, was sich verändert hat.

Schritt II: Neuausrichtung und Aktualisierung der Zusammenarbeit

Nachdem ihr eine erste Bestandsaufnahme gemacht habt, in der Handlungsbedarf und Ressourcen sichtbar geworden sind, beschäftigt ihr euch nun mit eurer Kultur im Team. Also, den Normen, Werten und Absprachen, die in der Zusammenarbeit speziell bei euch gelten. Wenn es um neue Arbeitsformen wie Homeoffice und virtuelle Teams geht ist eine gesunde Teamkultur wichtig.

Besprecht daher gemeinsam folgende Punkte:

  • Auswahl digitaler Tools für die drei Bereiche Kommunikation – Kollaboration – Koordination:  Welche Plattformen werden bereits (sinnvoll) genutzt? Wofür benötigen wir neue Tools? Weiß jeder wie es funktioniert? Ggfs. ExpertInnen im Team benennen.

  • Gemeinsame Team-Etiquette im Bezug auf den Umgang mit digitalen Medien: Welche Erreichbarkeits-/ Antwortzeiträume definieren wir? Wann gibt es on/offline Meetings und wie führen wir diese durch? Wie regelmäßig planen wir kürzere Check-Ins ein? Wie gestalten wir persönlichen Austausch und (virtuelle) Teamevent?

Weitere Themen für die Neuausrichtung der Zusammenarbeit könnten auch der Umgang mit Konflikten, Fehlern und Feedback sein. Den gesamten Restart bzw. Kick-Off könnt ihr gut im Rahmen eines Teamcoachings erarbeiten. So könnt ihr euch auf die Inhalte und eure Zusammenarbeit konzentrieren. Ich kümmere mich um den Rest. Ihr habt Fragen hierzu?

Schreibt mir gerne eine Nachricht!

Wer schreibt hier?

Hi, ich bin Franzi! Als Psychologin, Systemische Coach und Beraterin begleite ich die persönliche und berufliche Entwicklung von Teams und Führungskräften in Workshops oder Business Coachings. Gemeinsam mit mir findet ihr heraus, was ihr braucht, um gut arbeiten zu können. Damit möchte ich zu einer modernen Arbeitswelt beitragen, attraktive Unternehmenskulturen entwickeln und mehr Freude, Wohlbefinden und Erfolg im Job erreichen. Mehr über mich liest du hier.

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